PIT pracownika

Czy dopuszczalne jest żądanie od pracownika przedłożenia rocznego zeznania podatkowego (PIT)

w celu wykazania wysokości dochodu na potrzeby zakładowego funduszu świadczeń socjalnych?

Pracodawca może gromadzić dane osobowe, jeśli spełni jeden z warunków określonych w art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych – w przypadku danych “zwykłych” (jak np. imię, nazwisko, adres zamieszkania) oraz w art. 27 ust. 2 tej ustawy – w odniesieniu do danych szczególnie chronionych (katalog danych objętych szczególną ochroną został określony w art. 27 ust. 1 ustawy i obejmuje m.in. dane dotyczące stanu zdrowia, nałogów).

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 2 lub art. 27 ust. 2 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych wykorzystywanie danych jest możliwe, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Dopuszczalność żądania przez pracodawcę zeznania o wysokości osiągniętego przez pracownika dochodu w roku podatkowym (PIT) w celu potwierdzenia uprawnienia tego pracownika do świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych należy badać w oparciu o przepisy ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.) oraz postanowienia regulaminu, o którym mowa w art. 8 ust. 2 tej ustawy.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z jego środków. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej powinny być określone w regulaminie (art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).

Przyznanie świadczeń z funduszu (a także ich wysokość) jest uzależnione od spełnienia przez osobę ubiegającą się o to świadczenie określonych kryteriów socjalnych. Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie określa jednak sposobu, w jaki ma nastąpić udokumentowanie ich spełnienia. Uprawnienie pracodawcy do żądania podania stosownych informacji oraz przedłożenia odpowiednich dokumentów uzasadniających przyznanie świadczenia z funduszu powinno zatem znajdować uzasadnienie w regulaminie, w którym powinny być sprecyzowane zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz tryb rozpatrywania wniosków o ich przyznanie.

Regulamin powinien także określać, jakie informacje i dokumenty są niezbędne do dokonania oceny, czy osoba ubiegająca się o przyznanie świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych spełnia kryteria, od których uzależnia się jego przyznanie.